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Datenschutzerklärung der Oestermann Immobilien GmbH
Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Diensten. Der Schutz ihrer persönlichen Daten liegt uns sehr am Herzen. Für die Oestermann Immobilien GmbH, Holbeinstr. 12, 27753 Delmenhorst (nachfolgend „Oestermann Immobilien”) wird der verantwortungsvolle Umgang und die Achtung des Schutzes personenbezogener Daten als oberster Grundsatz erachtet. Die Oestermann Immobilien sichert stets die genaue Einhaltung aller relevanten Rechtsvorschriften (insbesondere der Datenschutz Grundverordnung [DSGVO] und Datenschutzgesetz 2018 [DSG]) bei der Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu.
Es wurde ein zentrales Datenschutzmanagement eingeführt, das innerhalb aller die Oestermann Immobilien – Unternehmensbereiche ein einheitliches und hohes Niveau für den Schutz personenbezogener Daten gewährleistet und die Einhaltung der entsprechenden Datenschutzgesetze sicherstellt.
Mit den Angaben in dieser Datenschutzerklärung erfüllen wir unsere Informationspflichten gem. Art 13. und 14. DSGVO und stellen Ihnen Informationen über den Umgang mit Daten bei der Oestermann Immobilien zur Verfügung. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Oestermann Immobilien.
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person. Die Oestermann Immobilien speichert bei der Verwendung der angebotenen Produkte / Dienste folgende Arten von Daten auf ihrem Server:
• Daten zum technischen Betrieb
• Protokolldaten
Auf die Speicherdauer sowie die Löschung der Daten nach Vertragsende wird in Abschnitt 9 eingegangen.
2.1 Vertrags- und Registrierungsdaten
Vertrags- und Registrierungsdaten dienen der Zuordnung, Beschreibung und Betreuung eines zwischen Ihnen und der Oestermann Immobilien geschlossenen Vertragsverhältnisses.
Zu diesen Daten gehören:
• Anrede
• Titel
• Vorname
• Namenszusatz
• Nachname
• Suffix
• Adresse
• Straße
• PLZ/Ort
• Land
• Bürotelefon
• Mobiltelefon
• E-Mail-Adresse (verpflichtend)
• Fax
• Homepage
• die Oestermann Immobilien-Kundennummer (automatisch)
Je nach Art des verwendeten Onlinedienstes können weitere Daten bei der Anmeldung verpflichtend sein.
Zu jedem abgeschlossenen Vertrag werden folgende Daten gespeichert:
• Service
• Vertrag
• Name
• Status
• Anlagedatum
• Aktivierungsdatum
• Kündigungsstatus
• Ende-Datum
• Vertragsmodule
• Version
• Vertragsdokumente
• Aktivierungsdatum
• Kündigungsstatus
• Ende-Datum
• Historie
Im Rahmen der Vertrags- und Geschäftsbeziehung bekannt gewordene personenbezogene Daten werden von der Oestermann Immobilien nur verarbeitet, soweit dies zur Durchführung des Vertrages, insbesondere zur Auftragsabwicklung und Kundenbetreuung, notwendig ist. Sollten Sie es ablehnen, personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, die wir für die Vertragserfüllung benötigen, können wir möglicherweise die von Ihnen angeforderten Dienstleistungen nicht oder nicht vollständig erbringen.
Nur bei vorliegender Einwilligung können diese Daten auch für andere Zwecke, wie hauptsächlich produktbezogene Umfragen und Marketing, genutzt werden.
Die Weitergabe, der Verkauf oder sonstige Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht (z. B. behördliche Meldung). Auf die Speicherung, die Speicherdauer sowie die Löschung der Daten nach Vertragsende wird in Abschnitt 10 eingegangen.
2.2 Daten zum technischen Betrieb
Daten zum technischen Betrieb werden von der Oestermann Immobilien sowie den angeschlossenen Onlinediensten benötigt, um die in einem Vertrag zugesicherten Leistungen bereitstellen zu können. Die Oestermann Immobilien erhebt Daten zum technischen Betrieb nur zu diesem Zweck und überprüft regelmäßig, dass nur die Daten verarbeitet werden, die notwendig sind, um den technischen Betrieb ihrer Dienstleistungen bereitzustellen und zu verbessern.
Wenn Sie unsere Onlinedienste nutzen, werden zum Zweck der Systemsicherheit temporär folgende Daten gespeichert:
• Domain-Namen,
• die pseudonymisierte IP-Adresse des anfragenden Rechners, • das Zugriffsdatum und den Zugriffszeitpunkt,
• die Dateianfrage des Clients (Dateiname und URL),
• der HTTP-Antwortstatuscode,
• die Website, von der aus Sie uns besuchen,
• die Anzahl der im Rahmen der Verbindung transferierten Bytes.
Die genauen Kriterien der Speicherung von Daten zum technischen Betrieb, die durch angeschlossene Onlinedienste erfolgt, werden von jedem Onlinedienst separat geregelt und können den jeweiligen Datenschutzerklärungen entnommen werden.
Auf die Speicherung, die Speicherdauer sowie die Löschung der Daten nach Vertragsende wird in Abschnitt 10 eingegangen.
2.3 Protokolldaten
Es wird serverseitig jeder Methodenaufruf zeitweise protokolliert. Diese Protokollierung beinhaltet die Benutzer-ID des jeweiligen Aufrufers, die Request- und Response-Größe sowie die Dauer des Aufrufs. Die Methodenparameter sowie IP-Adressen werden nicht gespeichert.
Die Protokolldaten werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht und dienen ausschließlich zu statistischen Auswertungen der Nutzung des Dienstes sowie zu Last- und Performance-Messungen.
Wir anonymisieren individuelle Informationen und speichern sie auf einem separaten Server in Deutschland. Nach Anonymisierung können aufgrund dieser Daten keine Rückschlüsse mehr auf Ihre Person gezogen werden – alle personenbezogenen Merkmale wurden entfernt oder durch Sammelbegriffe ersetzt. So werden beispielsweise anstelle des Geburtsdatums nur Altersgruppen, anstatt der vollständigen Adressen lediglich Postleitzahlgruppen gespeichert. Eindeutige Merkmale wie unter anderem Ihr Name werden entfernt.
Die Oestermann Immobilien übermittelt grundsätzlich keine Daten ohne die Einwilligung des Nutzers.
Alle Datenübermittlungen werden von jedem Onlinedienst separat geregelt und können den jeweiligen Datenschutzerklärungen entnommen werden.
Zur Kommunikation gewünschter Informationen an den Nutzer durch E-Mail oder SMS erfolgt die Datenübertragung an die jeweils vom Nutzer angegebene Empfängeradresse oder Mobilfunknummer mangels Verbreitung einer öffentlichen Schlüsselinfrastruktur derzeit unverschlüsselt.
Ihre Daten unterliegen den Sicherheitsanforderungen der Datenschutzgesetze (DSGVO und DSG). Zusätzlich drohen bei Verletzungen des Datengeheimnisses Strafen gemäß der DSGVO, dem DSG, dem Strafgesetzbuch (StGB) und dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG).
Wir beschränken den Zugriff auf Vertragsdaten, Recovery Key, Protokolldaten und Daten zum technischen Betrieb auf Mitarbeiter und Auftragnehmer von der Oestermann Immobilien, für die diese Informationen zwingend erforderlich sind, um die Leistungen aus unserem Vertrag zu erbringen. Diese Personen sind an die Einhaltung dieser Datenschutzerklärung und an Vertraulichkeitsverpflichtungen verpflichtend gebunden. Die Verletzung dieser Vertraulichkeitsverpflichtung kann mit Entlassung und Strafverfolgung geahndet werden. Die Mitarbeiter werden regelmäßig auf Datenschutz geschult.
Die Oestermann Immobilien trifft alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten sowie Ihre Kundendaten vor unerlaubtem Zugriff, unerlaubten Änderungen, Offenlegung, Verlust, Vernichtung und sonstigen Missbrauch zu schützen. Hierzu gehören interne Prüfungen unserer Vorgehensweise bei der Datenerhebung, -speicherung und -verarbeitung, weiterhin Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf Systeme, auf denen wir Vertragsdaten oder Daten zum technischen Betrieb speichern.
Um die Datensicherheit zu gewährleisten, überprüft die Oestermann Immobilien regelmäßig den Stand der Technik und adaptiert gegebenenfalls seine technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO. Hierzu werden unter anderem typische Schadensszenarien ermittelt und anschließend der Schutzbedarf für einzelne personenbezogene Daten abgeleitet und in Schadenskategorien eingeteilt. Zudem wird eine Risikobewertung durchgeführt.
Weiterhin dienen differenzierte Penetrationstests zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit dieser technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.
Zur Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen werden folgende Grundsätze normiert:
• Datensicherung
Zur Vorbeugung von Datenverlusten werden die Daten regelmäßig gesichert.
• Privacy by design
Die Oestermann Immobilien achtet darauf, dass Datenschutz und Datensicherheit bereits in der Planung und Entwicklung von IT-Systemen berücksichtigt werden. Somit wird dem Umstand vorgebeugt, dass die Vorgaben des Datenschutzes und der Datensicherheit erst nach dem Bereitstellen von IT-Systemen durch teure und zeitaufwendige Zusatzprogrammierungen umgesetzt werden müssen. Bereits bei der Herstellung werden Möglichkeiten wie Deaktivierung von Funktionalitäten, Authentifizierung oder Verschlüsselungen berücksichtigt.
• Privacy by default
Weiterhin sind die Produkte von der Oestermann Immobilien im Auslieferungszustand bereits datenschutzfreundlich voreingestellt, sodass nur die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für den verfolgten Zweck erforderlich sind.
• Kommunikation per E-Mail
Sollten Sie mit der Oestermann Immobilien per E-Mail in Kontakt treten wollen, weisen wir darauf hin, dass die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht gewährleistet ist. Der Inhalt von E-Mails kann von Dritten eingesehen werden. Wir empfehlen Ihnen daher, uns vertrauliche Informationen ausschließlich über den Postweg zukommen zu lassen.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, die Mitnahme dieser Daten (Recht auf Datenportabilität) sowie ggf. Rechte auf Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Sperrung oder Löschung dieser Daten.
Sie haben das Recht, Einwilligungen, die Sie der Oestermann Immobilien erteilt haben, jederzeit mit der Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Das bedeutet, dass die einwilligungskonforme Verarbeitung bis zum Eingang des Widerrufs bei der Oestermann Immobilien rechtmäßig erfolgt ist.
Zudem haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (siehe Abschnitt 14) zu beschweren, wenn Sie davon ausgehen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht rechtskonform verarbeiten.
Weiterhin können Sie jedes spezifische Recht ausüben, das sich aus den Datenschutzgesetzen des Landes ergibt, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Wohnsitz haben.
Auf die Speicherdauer sowie die Löschung der Daten nach Vertragsende wird in Abschnitt 9 eingegangen.
Die Vertrags- und Registrierungsdaten, die Daten zum technischen Betrieb sowie die Protokolldaten werden auf dem Oestermann Immobilien Server in Deutschland gespeichert. Eine Weiterleitung der Daten in Drittstaaten (Nicht-EU/EWR) erfolgt nicht.
Wir verpflichten uns gemäß DSGVO und DSG, sämtliche Vertrags- und Registrierungsdaten, sämtliche Gesundheitsdaten, sämtliche Daten zum technischen Betrieb und sämtliche Protokolldaten nach Kündigung Ihres Vertrages zu löschen, soweit dem nicht eine unternehmens- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht oder die Daten zur Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen benötigt werden. Daten zum technischen Betrieb werden nur so lange vorgehalten, wie es technisch notwendig ist, maximal jedoch drei Monate. Vertrags- und Registrierungsdaten, die für die Erbringung der Leistung sowie zur Auftragsabwicklung und Kundenbetreuung erhoben werden, werden direkt nach der Kündigung der Geschäftsbeziehung gelöscht, sofern die Daten nicht aufgrund einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden müssen.
Wir stellen Ihnen die geeigneten Mittel bereit, um Ihre personenbezogenen Daten während der tatsächlichen Aufbewahrungsfrist korrekt und auf dem aktuellen Stand zu halten. Auch bereits erteilte oder eingeschränkte Berechtigungen zur Nutzung personenbezogener Daten können auf diesen Wegen aktualisiert werden.
Die Oestermann Immobilien überprüft regelmäßig und durchgängig die Einhaltung dieser Datenschutzbestimmungen. Erhält die Oestermann Immobilien formale Beschwerdeschriften, wird sie mit dem Verfasser bezüglich seiner Bedenken Kontakt aufnehmen, um eventuelle Beschwerden hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu lösen. Die Oestermann Immobilien verpflichtet sich, dazu kooperativ mit den entsprechenden Behörden, einschließlich lokaler Datenschutzbehörden, zusammenzuarbeiten.
Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ergänzt und geändert werden kann. In der Regel werden nur geringfügige Änderungen vorgenommen. Sollten die Änderungen wesentlich sein, werden wir eine ausführlichere Benachrichtigung ausgeben. Jede Version dieser Datenschutzbestimmungen ist anhand ihres Datums- und Versionsstandes in der Fußzeile dieser Datenschutzerklärung (Stand) zu identifizieren. Außerdem archivieren wir alle früheren Versionen dieser Datenschutzbestimmungen zu Ihrer Einsicht auf Nachfrage beim Datenschutzbeauftragten der Neugebauer & Oestermann GmbH i.G.
Frau Bettina Oestermann
Holbeinstr. 12
27753 Delmenhorst
Bei Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden, der Ihnen im Falle von Auskunftsersuchen oder Beschwerden zur Verfügung steht.
Für die Oestermann Immobilien ist die
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon 0511-120 4500
Fax 0511-120 4599
als Aufsichtsbehörde zuständig.